Охрана мероприятия не является прямой областью ивент-агентства, но организатор отвечает за безопасность каждого гостя.
Сбор людей всегда потенциально опасен, поэтому экономить можно на чем угодно, кроме безопасности. Помимо внешних угроз, есть и внутренние, менее заметные, но не менее важные нужно учитывать любой поворот событий. Список потенциальных угроз может быть бесконечным, от банальной плохой погоды до захвата заложников, поэтому организовывать мероприятия в закрытом помещении с точки зрения безопасности легче, чем на открытой площадке.
Как же эту безопасность организовать? Чтобы минимизировать ваши риски как организатора, перед проведением сбора нужно:
- Оповестить охрану за несколько суток до проведения мероприятий. Совместно с ними определить «опасные» моменты развития сбора.
- Определить список вещей, которые нельзя проносить, и проследить, чтобы «запрещенку» не пропускали.
- Проверить площадку: освещение, систему оповещения, оборудование, сложную декорацию. Не должно быть оголенных или скрученных проводов, плохо закрепленных украшений.
- Организовать доступ на сбор, если на мероприятие пускают по билетам, назначить ответственного за контроль пропусков.
- Осмотреть пожарные выходы, наличие медицинской аптечки, огнетушителей, свободный проход к пожарным выходам, если необходимо — карету скорой помощи и пожарную машину.
- Учесть особенности проводимого собрания.
Как охранять мероприятие?
Даже планирование празднования свадьбы в кругу родных и друзей нуждается в безопасности. Нужен человек, который проследит, чтобы посторонний не прошёл на праздник, помог выпившему гостю вызвать такси, обеспечил сохранность машин приглашенных. На небольшом развлекательном мероприятии охранные службы, конечно, не нужны.
Если это конференция, то в отелях и ресторанах имеется своя служба охраны, а некоторые функции для безопасности могут выполнять видеокамеры. Ивент-менеджеру надо только все изучить и обговорить детали. А вот планируя масштабное собрание, обеспечить безопасность гостей очень важно.
Как понять, сколько охранников нужно? Рассчитывая количество оберегателей, нужно учитывать несколько нюансов мероприятия:
- Само пространство (открытое или закрытое).
- Количество мебели (столов, стульев, диванов)
- Сколько входов и выходов
- Размещение оборудования на территории.
В среднем рассчитывают на одного охранника на 20 человек. С защитниками порядка нужно провести беседу и рассказать их задачи, уточнить границы дозволенного. Проводится она не с каждым персонально, а с руководителем. Не должно быть ситуаций, где охранник грубит или толкает гостей, он не должен вступать в полемику, максимум рекомендовать.
Что делать, если произошла внештатная ситуация на мероприятии?
Даже у опытного профессионала есть ситуации, которые от него не зависят. Если случилось так, что что-то пошло не по плану, первое — без паники, если не произошло ничего трагичного, мероприятие нужно продолжать. Срыв или отмена сбора — это самое последнее и крайнее решение.
Расскажем о действиях при разных ситуациях.
Если произошло так, что ребенок разбил себе нос, споткнулся и упал или разбил нос кому-нибудь, первое, что нужно сделать — помочь ребенку, если есть необходимость вызвать медпомощь. Если бригада скорой помощи стоит у площадки, отвести малыша к ней. Если родителей проказника не было рядом, найдите их. Ненавязчиво успокойте, расскажите о ситуации. Обговорите с ними нюансы произошедшего и сгладьте ситуацию.
Если мероприятие проводится для малышей, помните: безопасность детей превыше всего!
Если же на мероприятии случился форс-мажор в виде излишне активного и нетрезвого гостя, нужно с помощью диалога успокоить человека: найдите среди гостей человека, который для него авторитет, попросите успокоить товарища. Люди бывают разные и, если есть необходимость, лучше вовремя позвать на помощь охрану или вызвать полицейских.
Отключили свет во время торжества. Если это развлекательное мероприятие, можно найти гитару и гостя, который умеет петь, зажечь свечи, включить фонарики на телефонах. Вечер станет душевным, и гости будут вспоминать о нем с приятными чувствами. Ежели это образовательное или массовое собрание, важно учитывать такую ситуацию при планировании и иметь на площадке генератор.
Кто несет ответственность за безопасность на мероприятии?
Однозначного ответа на этот вопрос нет, потому что действует три стороны: заказчик, агентство и площадка. Между всеми тремя подписываются договора, в которых прописана ответственность. Организовывая мероприятие, хороший ивентщик понимает, что, если что-то пойдёт не так, то он будет виноват перед гостями и в сложных случаях может попрощаться с карьерой не только своей, но и всего агентства. Поэтому в интересах ивент-менеджера подготовить торжество не просто на достойном, но и максимально безопасном уровне. Оговаривайте с клиентом рамки ответственности, контролируйте, следите и назначайте ответственных и пусть у вас все будет хорошо!
Бывали ли внештатные ситуации на ваших мероприятиях? Как с ними справлялись? Оставайтесь с нами, и вы узнаете еще много интересного об организации событий.
