Любое мероприятие сложнее планерки или пятничного похода в бар должно иметь смысл, в противном случае невозможно выстроить концепцию. Для правильной организации важно ответить на два вопроса:
- Зачем вы это организовываете?
- Зачем людям туда приходить?
Это два практических кита, на котором стоит мероприятие. Ответы: потому что нам нужно потратить бюджет до конца года или начальник сказал сделать модный тимбилдинг — не принимаются.
Все начинается с целей



Начинать нужно с практических задач, на их основе создавать креативную стратегию, а потом продумывать тактику.
С практической точки зрения мы решаем, зачем проводится мероприятие:
- Для знакомства сотрудников.
- Для прокачки определенных навыков у коллектива.
- Для повышения престижа компании.
- Для формирования лояльности у партнеров.
Затем нам необходимо придумать концепцию, которая будет выступать руководящей идеей мероприятия. Концепция уровня вечеринка в стиле «Великого Гэтсби» или «Октоберфеста» по определению плохая. Она не несет никакой идеи и никак не связана с достижением целей мероприятия.
Просто отдохнуть и развлечься — тоже не концепция. Это бессмысленная трата денег на людей, которые предпочли бы провести время со своими друзьями и близкими.
Подсчитать ROI мероприятия, особенно корпоративного, редко получается даже у опытных ивент-менеджеров.
Но об успехе можно судить по косвенным метрикам.
- Уменьшаются затраты на коммуникацию, сотрудники чаще общаются в неформальном поле и быстрее договариваются по рабочим процессам;
- Растет уровень eNPS (индекс чистой лояльности), что увеличивает мотивацию и эффективность;
- Уменьшается отток сотрудников, больше людей приходит по рекомендации;
- Процессы становятся прозрачнее, сотрудники лучше понимают будущее компании, в курсе того, что и зачем делается;
- У HR-отдела появляется больше обратной связи от персонала и есть возможность исправить проблемы.
С практической точки зрения концепция мероприятия должна помогать решать эти задачи. Хороший ивент позволяет улучшить коммуникацию и добиться включения сотрудников или партнеров. А концепция мероприятия, выраженная чем-то большим, чем отдых, действительно мотивирует туда прийти. Например, пользуются популярностью социальные мероприятия, связанные с благотворительностью, экологией и т.д.
Как создать концепцию



Опытные креаторы используют Mind map (диаграммы), референсы из Пинтерест и других источников, а также исследование фокус-групп. Подробнее обо всем этом мы пишем в телеграм-канале, а здесь пробежимся по основным моментам в рамках темы.
На практике концепция может продумываться неделями, но умещаться она должна буквально в пару предложений. Это своеобразные правила игры, которые легко запоминаются и формируют пространство мероприятия.
Концепция позволяет с одной стороны сходу понять, что будет происходить, с другой — создает нужный эмоциональный фон и формирует отношение к происходящему.
Основные требования к концепции мероприятия:
- Яркий центральный элемент — желательно, чтобы он легко выражался визуально. Например, вечеринка на космическую тематику — у нее есть узнаваемые символы, красивый образ и ее легко представить в качестве картинки.
- Понятность — всем присутствующим тема должна быть известна и в той или иной мере близка. Но не стоит сразу отказываться от более нишевых вариантов. Главное убедиться, чтобы они смогли найти отклик у ваших гостей. Например, в небольшом коллективе ИТ-компании может прекрасно зайти тематика компьютерных игр нулевых годов.
- Элемент карнавала — мероприятие должно быть веселым и выводить гостей за рамки обыденности. Велик соблазн создать концепцию на основе деятельности компании, но вряд ли это поможет гостям получить ощущение праздника.
- Сочетание с корпоративной культурой — концепция должна отвечать основным маркетинговым целям и задачам. То есть, быть не просто веселой или эстетичной, но и решать вполне конкретные проблемы.
Из чего состоит концепция мероприятия



Общая идея
Это основная часть концепции и ее краткое объяснение. Обычно для этого достаточно 1-2 страниц текста. Концепция мероприятия должна быть связана с деятельностью компании, решать определенные задачи и быть достаточно интересной для гостей. Например, в качестве корпоратива для сотрудников дистрибьютора алкогольной продукции можно устроить вечеринку в стиле сухого закона.
Информация о подготовке
Чем больше усилий человек прикладывает, тем выше ценится результат. Этот лайфхак активно используется в корпоративных мероприятиях: сотрудников просят прийти в костюмах, подготовить номера, проводят предварительные конкурсы и т.д.
Оформление
В хорошей концепции мероприятия всегда предусмотрен визуальный ряд и оформление помещения. Особенно внимание стоит уделить welcome-зоне, она производит первое впечатление и сразу настраивает участников на нужный лад. Неплохим вариантом будет позаботиться о мерче мероприятия и других раздаточных материалах. Чем больше мелочей будет поддерживать концепцию — тем масштабней будет ощущение праздника.



Активности
В концепции мероприятия нужно предусмотреть активности для гостей. В идеале их должно быть достаточно много, чтобы каждый смог в чем-то поучаствовать. Активности не обязательно должны быть собственно активными, это могут зоны для тематических фотосессий, нанесения грима и т.д.
Программа мероприятия
В этом пункте нужно прописать шоу-программу и выступления. В первом варианте концепции обычно указываются предварительные списки артистов и спикеров. В окончательном варианте необходим точный тайминг, чтобы гости представляли себе программу мероприятия.
Кульминация
Она должна быть эффектной точкой в закрытии праздника. На нее приходится выступление хэдлайнера или награждение победителей конкурса.
Как встроить бренд в концепцию мероприятия



Одна из самых сложных задач — вписать бренд в общую концепцию мероприятия. Вся концепция и сценарий должны отвечать корпоративным ценностям и поддерживать их. Так что продумывать эту синергию необходимо еще на стадии планирования.
Используйте бренд в визуальном оформлении, закажите запоминающийся и полезный мерч для мероприятия, а главное, найдите идею, связанную с миссией и ценностями компании.
Хотите всегда быть в тренде ивент-индустрии и получать самые свежие лайфхаки и инсайты в сфере организации мероприятий? Подписывайтесь на телеграм-канал Тренды Ивенты Клиенты, всё самое горячее публикуем сперва там.